Tilskud og regnskab

Ud over de fastsatte krav i folkeoplysningsloven fastsætter kommunalbestyrelsen egne regler og rammer for eksempel vedrørende

• tilskudsfordeling
• tilskudsbrøker
• særligt tilrettelagt undervisning
• debatskabende aktiviteter
• lokaler
• udviklingspulje
• nye aftenskoler
• afgrænsninger
• frister
• udbetalinger
• regnskab og revision
• afrapportering og dokumentation

Kommunernes Landsforening (KL) har i samarbejde med oplysningsforbundene udarbejdet og anbefaler en tilskudsfordelingsmodel for løntilskud, som bygger på princippet om det maksimale løntilskud.

Princippet går ud på, at man fordeler det kommende års tilskudsramme, som er afsat i kommunalbestyrelsens budget, mellem alle aftenskoler i kommunen i forhold til den aktivitet, den enkelte aftenskole har haft inden for de forskellige tilrettelæggelsesformer i det seneste hele regnskabsår.

Fordelen ved denne model er, at tilskudsfordelingen er objektiv og stabil, så aftenskolerne kan planlægge deres aktiviteter. Ulempen er, at det tager tid for nye skoler og for skoler i udvikling at få en større andel af tilskudsrammen. Dette kan dog løses ved at der hvert år afsættes en udviklingspulje.

En tilskudsmodel kan også bygge på aftenskolernes budgetter. Fordelen ved denne model er, at den hurtigt justerer aktivitetsændringer hos den enkelte aftenskole. Ulempen er, at modellen er uforudsigelig og kan skabe store og problematiske udsving i tilskudsfordelingen fra år til år og mellem de enkelte aftenskoler.

Nogle kommuner vælger en kombination af de to modeller. 

Op til 90 % af aftenskolernes tilskudsramme anvendes som tilskud til lærer- og lederløn. De sidste 10% anvendes til debatskabende aktiviteter.

For at lærer- og lederlønnen er tilskudsberettiget, skal aftenskolerne følge satserne i lønbekendtgørelsen. Der må hverken udbetales mere eller mindre. 

Folkeoplysningsloven har angivet et loft for løntilskud på 1/3 til almen undervisning og 8/9 til særligt tilrettelagt undervisning for mennesker med et handicap i relation til undervisningen i det konkrete emne. Disse brøker er gældende, hvis ikke andet er angivet i tilskudsmodellen. 

Der er mulighed for at fastsætte en højere tilskudsbrøk i forbindelse med undervisning på små hold med instrumentalundervisning og til små hold i tyndt befolkede områder og ø-samfund. Folkeoplysningsloven har ikke angivet en specifik ramme herfor, så det er op til den enkelte kommune at fastsætte i tilskudsmodellen. Mange kommuner anvender 5/7 til instrumentalundervisning. Reglerne skal fremgå af tilskudsmodellen for at være gældende.

Når der anvendes en højere brøk end 1/3, bør der fastsættes en øvre grænse for antallet af deltagere på et hold. 

Særligt tilrettelagt undervisning - også kaldet handicapundervisning - skal sikre, at mennesker med særlige behov kan deltage i undervisningen på lige vilkår. 

Det kan være en god idé at have ekstra opmærksomhed på området med særligt tilrettelagt undervisning, så det forhøjede tilskud bliver anvendt efter hensigten til deltagere med et handicap i relation til undervisningen i det konkrete emne. For eksempel ved at have et loft på holdstørrelse og ved at fremme inklusion på blandede hold.

Formålet med en højere tilskudsbrøk til lærer- og lederløn er, at det ikke bliver dyrere at deltage. For at sikre billigere undervisning for bestemte målgrupper kan kommunen vedtage at yde særlige tilskud til nedsat deltagerbetaling. 

Se etiknotat om særligt tilrettelagt undervisning udarbejdet af de 5 oplysningsforbund.

Det er muligt at yde et særligt tilskud til at nedsætte deltagerbetalingen for udvalgte målgrupper. Det kan være til pensionister, arbejdsløse, studerende og andre med lav indtægt bosiddende i kommunen. 

Nogle kommuner yder et fast beløb eller har et loft over deltagerens samlede tilskud. Hvis dette er tilfældet, bør kommunen selv administrere tilskuddet, da det er en umulig opgave for aftenskolerne at koordinere og administrere. 

Oftest er tilskuddet dog angivet som et kronebeløb pr. lektion. I disse tilfælde kan aftenskolerne godt administrere og give rabatten på deltagerbetalingen og efterfølgende indhente det særlige tilskud hos kommunen. 

Hvis der forlanges dokumentation, bør kravene være så enkle som muligt og tydeligt beskrevet, da der er tale om personoplysninger og dermed særlige krav til aftenskolernes håndtering af data.  

Anvisning af offentlige lokaler

Kommunen skal stille egnede offentlige lokaler til rådighed til folkeoplysende virksomhed. Det er lokaler, som ligger i kommunen og tilhører enten kommunen, offentlige uddannelsesinstitutioner, regionen eller staten.

Lokalerne stilles vederlagsfrit til rådighed med el, varme, rengøring og fornødent udstyr. Ved anvisning af lokaler skal der, så vidt det er muligt, tages hensyn til, om de ligger i rimelig nærhed i forhold til deltagerne. Anviste lokaler m.v. skal være anvendelige og hensigtsmæssige til den konkrete undervisning eller aktivitet.

Det er kommunen, som endeligt beslutter hvilke lokaler, der anvises, og på hvilke dage og tidspunkter. Normalt vil det dog være sådan, at man har hævd på lokaler, hvis de er anvendt hensigtsmæssigt og efter reglerne. Undtagelsen er, hvis de offentlige lokaler skal anvendes til deres primære formål.

Prioritering
Loven angiver en prioriteret rækkefølge for anvisning af lokaler:

1. Aktiviteter for børn og unge.
2. Folkeoplysende voksenundervisning, herunder aktiviteter i tilknytning hertil.
3. Aktiviteter for voksne.

Dog skal anvisningen af lokaler, der er særligt egnede til folkeoplysende virksomhed for handicappede, normalt ske før anden anvisning.

Tilskud til private lokaler

Hvis der ikke kan anvises egnede offentlige lokaler, har aftenskolerne ret til at få tilskud til egne eller lejede lokaler.

Til almindelige lokaler uden særligt udstyr skal kommunen yde et tilskud på mindst 75% af driftsudgifterne, dog med et udgiftsloft.

Til faglokaler fastsætter kommunen selv satserne for lokaletilskud, som angives i tilskudsordningen. 

Gebyrregler

Kommunen kan opkræve et mindre gebyr for lån af de offentlige lokaler, med det formål at udligne aftenskolernes lokaleudgifter. Hele beløbet, som opkræves i gebyrer, skal nemlig anvendes til lokaletilskud til andre aftenskoler i kommunen. Dette kan f.eks. være en fordel hvis "gamle" skoler har vundet hævd på de offentlige lokaler, som gør, at nye skoler må ud og leje private lokaler.

Aftenskolerne kan anvende op til 40 % af tilskudsrammen (36% af løntilskuddet) til fleksibelt tilrettelagt undervisning. 

Som med den almindelige undervisning, så opgøres lektioner med fleksibelt tilrettelagt undervisning samlet for hele regnskabsåret. De tilskudsberettigede udgifter er dokumenterede udgifter til

• løn (uafhængigt af lønbekendtgørelsen),
• lokaleudgifter,
• annoncering,
• materialer af ikke blivende værdi,
• samt 20% af udgifterne til lederløn.

Disse samlede udgifter fordeles på antallet gennemførte lektioner inden for de fleksible tilrettelæggelsesformer, så man får en gennemsnitlig lektionsudgift. Tilskuddet beregnes herefter med de gældende tilskudsbrøker pr. lektion. 

KL anbefaler et loft over den tilskudsberettigede udgift pr. lektion. Hvis kommunen ønsker at sætte et udgiftsloft pr. lektion, skal det aktivt besluttes og angives i tilskudsordningen. 

Beløbet til de debatskabende aktiviteter er 10% af den tilskudsramme, som aftenskolerne tildeles ved årets start. Beløbet bør være uafhængigt af efterfølgende ændringer i tilskudsrammen. 

Folkeoplysningsloven angiver ikke præcist hvilke udgifter, der kan medregnes i et regnskab for de debatskabende aktiviteter. Der står kun hvad tilskuddet ikke kan anvendes til. 

Typisk vil et regnskab kunne omfatte udgifter til

• honorar til oplægsholder, moderator og lignende (inkl. transport, overnatning og forplejning til disse),
• lokaleleje,
• annoncering,
• materialer af ikke blivende værdi,
• lederløn samt
• administration.

Lederens arbejdstid kan variere ganske meget, afhængigt af aktivitetens karakter. Derfor kan lederlønnen med fordel beregnes som de reelle antal arbejdstimer x satsen for en timelønnet leder.

Kommunen kan med fordel sætte en fast procentsats til udokumenteret administration, hvilket gør regnskabet lettere for både aftenskole og kommune.

Eventuelle indtægter ved et debatarrangement skal ikke indgå i regnskabet. Overskud tilfalder aftenskolen og anvendes indenfor lovens formål f.eks. til udvikling af ny undervisning. 

Tilskudsregnskaber skal dokumentere, at aftenskolerne har anvendt alle tilskud i overensstemmelse med folkeoplysningsloven og de gældende kommunale regler. Desuden skal den samlede indtægt for deltagerbetaling angives.

Kommunen skal i god tid informere aftenskolerne om gældende formkrav og frister for aflæggelse af tilskudsregnskab, herunder om grænser for krav om registreret eller statsautoriseret revision og regler for tilbagebetaling af ikke anvendt tilskud.

DOF har udarbejdet en vejledning til revision, som findes her.

Aftenskolernes tilskudsregnskaber skal være offentligt tilgængelige.

Kommunen skal føre tilsyn med tilskudsmodtagere og kan derfor forlange at få udleveret alle nødvendige oplysninger til vurdering af, om  tilskudsbetingelserne er opfyldt. Det gælder foreningens fulde regnskab, tro- og loveerklæringer, deltager- og medlemslister mv. Disse oplysninger må dog ikke offentliggøres.

Pulje til udviklingsarbejde

Når den årlige budgetramme til folkeoplysende aktiviteter fordeles, skal der afsættes midler til udviklingsarbejde. Retningslinjer for midlerne skal fremgå af folkeoplysningspolitikken og der skal sikres brugerinddragelse gennem § 35 stk. 2 udvalget. 

Partnerskaber

Mange aftenskoler har både lyst og faglig ekspertise til at indgå i forskellige partnerskaber. Kommunen kan beslutte, at der må anvendes særlige tilskud til at indgå i partnerskaber til løsning af konkrete opgaver, men et partnerskab kan også finansieres af midler fra andre kommunale områder f.eks. social- og sundhedsforvaltning eller af eksterne puljer og fonde. 

I DOF opfordrer vi kommunerne til at have blik for, at en aftenskole kan være en god partner til løsning af konkrete opgaver. F.eks. for mennesker, der efter endt rehabilitering gerne vil fortsætte med at styrke egen sundhed, eller for mennesker med psykiske udfordringer, der gerne vil øge egne job- eller uddannelsesmuligheder. Der findes også eksempler på keramik til styrkelse af mental sundhed, eller sang for sundere lunger. Mulighederne er mange. 

Det sker jævnligt, at der dannes nye aftenskoler, og lever disse op til kravene i folkeoplysningsloven, er de retmæssige tilskudsmodtagere. Kommunen skal derfor have en politik for tilskud til nye aftenskoler.